compartir archivos con dropbox

Compartir archivos con dropbox: La mejor guía para principiantes

Si eres nuevo en Dropbox, o en todo lo relacionado con el almacenamiento en nube en general, a veces puede resultar confuso descubrir cómo compartir archivos con dropbox.

Dado que una de las principales razones para utilizar el almacenamiento en nube es la capacidad de compartir fácilmente archivos entre sistemas y redes, en Cloudwards pensamos que sería una buena idea elaborar una guía rápida sobre cómo sacar el máximo provecho de su cuenta de Dropbox.

Si está interesado en una revisión exhaustiva y en profundidad, por favor, haga clic aquí: Revisión de Dropbox.Los conceptos básicos son muy simples y fáciles de entender, pero es posible que no conozcas algunas de las funciones más avanzadas que ofrece Dropbox cuando se trata de compartir archivos.

Los conceptos básicos son muy simples y fáciles de entender, pero es posible que no conozcas algunas de las funciones más avanzadas que ofrece Dropbox cuando se trata de compartir archivos.

Después de leer este artículo, serás un verdadero genio en compartir archivos con dropbox y, si no tienes cuidado, es posible que te hayas convertido en el hombre de confianza de la oficina.

Lo que usted necesita para compartir archivos con dropbox

  • Una cuenta de Dropbox, si aún estás en el proceso de decidir qué servicio funciona mejor, inicia una cuenta de prueba aquí.
  • Algunos archivos y carpetas con los que se puede jugar y, dado que vamos a compartir, es posible que desee asegurarse de que no contienen información confidencial.
  • Una libreta de direcciones, usted necesita compartir archivos con alguien después de todo
  • Verifique con la persona que está usando como conejillo de indias primero, ya que probablemente recibirá una avalancha de correos electrónicos.

Compartir archivos

Después de acceder a tu cuenta de Dropbox, habrá una lista de archivos y carpetas en el centro de tu pantalla y una barra de navegación a la izquierda; este es el tablero y podrás hacer casi todo lo que quieras en Dropbox desde aquí.

En el panel de control, elija un archivo o una carpeta que desee compartir.

Es importante recordar aquí que todos los archivos (y carpetas) de una carpeta se comparten automáticamente, por lo que es posible que desee volver a comprobar que no hay nada delicado oculto entre los documentos de trabajo y las imágenes de fiesta.

Haga clic con el botón derecho del ratón y aparecerá un pequeño menú contextual, seleccione la opción superior marcada como “compartir”.

Ves, ya lo estás haciendo genial.

compartir archivos con dropbox

El siguiente paso es elegir con quién compartes el archivo/carpeta; puedes introducir manualmente su dirección de correo electrónico (Dropbox la recordará la próxima vez) o importar una lista de contactos de Gmail, Yahoo Mail y Facebook.

compartir archivos en dropbox

Y eso es todo lo que hay que hacer: la persona compartida recibe un correo electrónico que le notifica que has compartido un archivo o una carpeta, y si tiene Dropbox, puede simplemente iniciar sesión y el nuevo archivo aparecerá en su panel de control.

Si la persona con la que has compartido no tiene Dropbox, todavía puede descargar y acceder a los archivos, pero no podrá devolverlos fácilmente.

Si necesitas un “post de devolución”, por así decirlo, lo mejor es que abran una cuenta para ellos mismos, es gratis y puede ser cancelado en cualquier momento si deciden que ya no es necesario después de tu proyecto compartido.

Permisos para compartir archivos con dropbox

Antes de continuar, me gustaría llamar su atención sobre la pequeña barra desplegable junto al campo, donde se introduce la dirección de correo electrónico del destinatario.

Aquí es donde se establecen los permisos, permitiéndole decidir si los destinatarios sólo pueden ver y comentar los archivos, o también descargarlos y editarlos.

Estos permisos se pueden establecer para cada persona o para todo un grupo.

compartir archivos dropbox paso a paso

El valor por defecto es “editar” y, según mi experiencia, es probable que siga siendo así, ya que permite un mejor flujo de trabajo.

En algunos casos, sin embargo, es posible que sólo quiera que la gente mire un archivo/carpeta sin darles la posibilidad de descargarlo o editarlo, y entonces la función “ver” está ahí para tal fin.

Una vez más, es posible que no lo use con frecuencia, pero es útil tenerlo.

Una amiga diseñadora gráfica utiliza esta función para dar una vista previa de su trabajo a los clientes, a la vez que se asegura de que no puedan robarlo o hacer ediciones directamente, un verdadero problema en su línea de trabajo.

Los permisos se pueden cambiar en cualquier momento haciendo clic con el botón derecho del ratón en un archivo o carpeta, seleccionando “compartir” y, a continuación, eliminando a una persona de la lista por completo o simplemente cambiando “ver” a “editar” o viceversa, desde el menú desplegable.

Comentarios y edición

Cuando colaboras con otros, es muy útil si todos los usuarios pueden ver lo que otros han cambiado o editado y por qué.

En este caso, subí un archivo de texto arrastrándolo desde mi sistema de archivos a Dropbox. Una vez allí (aproximadamente tres segundos de carga), lo abrí haciendo clic con el botón izquierdo del ratón.

Verás que al lado del cuadro de comentarios de la derecha, hay muy pocas otras funciones; Dropbox en sí no permite ediciones o cambios, los usuarios necesitarán descargar el archivo para hacer alguno.

Si no es necesario hacer cambios, simplemente añada algunos comentarios y devuelva el archivo.

Comentar es cuestión de resaltar el texto y aparecerá un pequeño botón junto a él o debajo.

A continuación, puede escribir lo que hay que decir o modificar.

Y el nuevo comentario aparecerá en la barra lateral para que todos lo vean.

Si el tiempo es esencial, sugiero que se utilice con moderación, ya que cada vez que se realiza este proceso se envía un correo electrónico.

Antes de seguir adelante, debo mencionar que por el momento no hay forma de que los comentarios sólo sean visibles para personas concretas. Todos los que tienen acceso pueden ver lo que los demás tienen que decir.

Un buen punto para recordar antes de criticar el proyecto de un compañero de trabajo.

Panorama general

Todas las funciones anteriores son muy útiles cuando se colabora en un equipo, pero si hay muchas personas en ese equipo o si se trabaja con más de un grupo de personas, a veces puede surgir confusión.

Dropbox ofrece dos funciones en la barra lateral izquierda, “compartir” y “enlaces”, donde puede ver una lista de los archivos para los que ha establecido permisos de edición y visualización, respectivamente.

Ambos dan una pequeña visión general de qué archivo va a dónde, y son muy útiles para la gente que hace malabares con más de una tarea.

Peticiones

Hablando de práctico, Dropbox tiene una característica que (que yo sepa), es única. Puedes enviarle a alguien un correo electrónico solicitando archivos, luego ellos siguen un enlace y pueden transferir datos directamente a la carpeta que especificaste.

Ni siquiera necesitan una cuenta para hacerlo. Me gusta esta característica, porque elimina mucho tráfico de correo electrónico innecesario y acelera todo el proceso de colaboración.

Para acceder a esta función, simplemente mire a la barra lateral y haga clic en la opción que se encuentra en la parte inferior.

Aparecerá otro pequeño cuadro de diálogo, donde podrá introducir una dirección de correo electrónico y también adjuntar un mensaje corto. Como con todo lo demás Dropbox – el sistema es intuitivo y fácil de navegar.

Equipos

La velocidad también entra en juego con la función “equipo” que ofrece Dropbox.

Es básicamente una carpeta regular a la que el propietario puede asignar personas específicas. Luego, cuando las cosas necesitan ser compartidas, sólo tienes que seleccionar la carpeta del equipo, en lugar de pasar por el proceso de agregar personas manualmente cada vez.

Es una pequeña y práctica función que agiliza el proceso de compartir, para acceder a ella, ve a la opción “equipo” en la barra lateral izquierda, haz clic en ella y aparecerá un panel de control separado para el equipo que estás a punto de crear.

Además de eso, funciona igual que el tablero de instrumentos normal y ayuda a mantener el trabajo y el resto de su vida separados el uno del otro.

Fotos

Dropbox también tiene una carpeta especial para las fotos cuando necesitas ausentarte del trabajo por un tiempo. La opción “fotos” de la barra lateral funciona casi como todo lo demás en Dropbox, excepto que se configura automáticamente para que se muestre como una galería.

Me gusta mucho, ya que al igual que con la carpeta de equipo, hace que encontrar cosas sea muy fácil, ya que todo está categorizado de forma ordenada desde el principio. Como ventaja adicional, las fotos suelen ser más divertidas que el trabajo, así que ya está.

Papel

Por último, pero no por ello menos importante, está Dropbox Paper.

Actualmente todavía está en fase beta, pero Paper ofrece algunas opciones bastante buenas para la colaboración simultánea con un procesamiento de texto y diapositivas limitado.

Su uso es sencillo, basta con hacer clic en el botón correspondiente de la barra de la izquierda, y podrá establecer permisos y compartir de la misma manera que con los archivos normales.

En comparación con el resto de la suite Dropbox, Paper es único, ya que podrá procesar texto e imágenes directamente en un archivo sin necesidad de descargarlo; aunque carece del aliento de funcionalidad que tendrá un programa dedicado a esas tareas.

Aún así, es muy útil tener algo que necesita ser eliminado rápidamente.

En conclusión

Eso es todo para la visita guiada, ya que Dropbox no sólo es fácil de usar, sino que también tiene una serie de interesantes opciones que hacen que trabajar a distancia sea mucho más fácil de lo que solía ser. Por favor, háganos saber si tiene alguna pregunta en los comentarios de abajo.

Si te ha gustado este tutorial de como compartir archivos con dropbox te agradecería mucho que me lo hicieses saber en los comentarios o dejándome una buena puntuación. Muchas gracias!

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